SOVABA TRAVEL

1.1. Phạm vi

Chính sách & Điều khoản Hợp tác Đại lý Du lịch này (“Chính sách”) quy định chi tiết các quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm và nguyên tắc hợp tác cốt lõi giữa Sovaba Travel (“Sovaba”, “Chúng tôi”) và các Travel Agent/Đại lý/Đối tác (“TA”, “Đại lý”) sử dụng hệ thống TA của Sovaba Travel.

Chính sách này áp dụng bắt buộc và toàn diện đối với:

• Các tài khoản TA đã đăng ký trực tiếp và được Sovaba Travel phê duyệt, kích hoạt trên hệ thống.

• Toàn bộ các booking được tạo, xử lý và xác nhận thông qua hệ thống TA Portal của Sovaba Travel.

• Các chương trình chiết khấu (commission), voucher, khuyến mại (promotion) và mọi quyền lợi thương mại dành cho TA.

• Các hoạt động quảng bá, tiếp thị, tư vấn, bán và phân phối chuỗi sản phẩm du lịch mang thương hiệu Sovaba Travel.

1.2. Nguyên tắc hợp tác

Mối quan hệ hợp tác giữa Sovaba Travel và Đại lý được xây dựng và duy trì dựa trên các nguyên tắc nền tảng sau:

• Minh bạch và Công bằng: Rõ ràng tuyệt đối về thông tin sản phẩm, giá cả, trạng thái booking và cơ chế hoa hồng.

• Bảo vệ Khách hàng: Đặt quyền lợi hợp pháp và trải nghiệm của khách hàng làm trọng tâm trong mọi giao dịch.

• Trung thực và Chính xác: Đảm bảo mọi luồng thông tin trao đổi giữa các bên và với khách hàng đều chuẩn xác, cập nhật kịp thời.

• Tuân thủ hệ thống: Tuyệt đối không có các hành vi gian lận, trục lợi, hoặc lợi dụng lỗ hổng hệ thống.

• Bảo vệ Thương hiệu: Không thực hiện bất kỳ hành vi nào gây ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín và hình ảnh thương hiệu của Sovaba Travel cũng như của chính TA.

1.3. Thứ tự ưu tiên áp dụng

Trong trường hợp có sự không đồng nhất giữa các tài liệu hoặc thông báo, thứ tự ưu tiên áp dụng để giải quyết vấn đề sẽ như sau:

1. Thông báo/chính sách riêng biệt của Sovaba Travel cho từng booking cụ thể.

2. Xác nhận booking (Booking Confirmation).

3. Giá và điều kiện hiển thị trên hệ thống TA Portal tại đúng thời điểm phát sinh booking.

4. Bản Chính sách chung này.

5. Các tài liệu, cẩm nang hướng dẫn khác.

• TA / Travel Agent: Đại lý du lịch, cá nhân hoặc tổ chức đối tác được Sovaba Travel kiểm duyệt và cấp quyền phân phối sản phẩm.

• TA Portal: Nền tảng hệ thống trực tuyến độc quyền dành cho đại lý để quản lý toàn diện sản phẩm, booking, lịch khởi hành, voucher, commission và đối soát doanh thu.

• Booking: Một lệnh yêu cầu đặt giữ chỗ dịch vụ hợp lệ được tạo bởi TA trên hệ thống.

• Booking ID: Mã định danh duy nhất (code) do hệ thống sinh ra cho từng booking nhằm mục đích quản lý và tra cứu.

• Confirmed Booking: Booking đã được Sovaba Travel kiểm tra, xếp chỗ và xác nhận thành công.

• Pending Booking: Booking đang ở trạng thái chờ Sovaba Travel xác nhận hoặc chờ TA hoàn tất các nghĩa vụ thanh toán theo quy định.

• Cancelled Booking: Booking đã bị hủy bỏ hợp lệ trên hệ thống.

• Commission: Khoản tiền hoa hồng, chiết khấu thương mại mà TA được hưởng dựa trên cấp độ Rank và chính sách hiện hành.

• Net Price: Mức giá cơ sở áp dụng riêng cho TA sau khi đã trừ các khoản chiết khấu theo chính sách thương mại.

• Selling Price: Mức giá bán lẻ cuối cùng mà TA cung cấp và thu tiền từ khách hàng.

• Voucher: Mã giảm giá hoặc quyền lợi ưu đãi do Sovaba Travel phát hành cho TA/khách hàng theo từng chiến dịch cụ thể.

• Tour Date: Ngày thực tế khách hàng bắt đầu sử dụng dịch vụ du lịch.

3.1. Điều kiện đăng ký

TA khi tham gia hệ thống phải cung cấp thông tin nhân thân/doanh nghiệp một cách trung thực, chính xác và đầy đủ. Bộ hồ sơ thông tin tiêu chuẩn bao gồm: Tên cá nhân/pháp nhân, Quốc gia, Địa chỉ thường trú/trụ sở, Email liên hệ chính, Số điện thoại trực tiếp, Thông tin người đại diện phụ trách, Thông tin tài khoản ngân hàng để nhận thanh toán/đối soát, và Giấy phép kinh doanh (nếu thuộc diện pháp nhân có yêu cầu).

3.2. Phê duyệt tài khoản

Hệ thống không tự động phê duyệt tài khoản ngay sau khi đăng ký. Đội ngũ Sovaba Travel sẽ tiến hành thẩm định và có quyền ra quyết định: Phê duyệt ngay, Yêu cầu bổ sung thêm chứng từ, Tạm hoãn duyệt, hoặc Từ chối đăng ký. Mọi quyết định được đưa ra dựa trên tiêu chuẩn quản lý đối tác nội bộ của Sovaba Travel.

3.3. Bảo mật tài khoản

TA mang toàn bộ trách nhiệm trong việc tự bảo quản an toàn thông tin đăng nhập (Email, Mật khẩu, Mã xác thực OTP) và dữ liệu booking trong tài khoản của mình. Không được phép mua bán, cho thuê, mượn hoặc chia sẻ quyền truy cập tài khoản cho bất kỳ cá nhân, tổ chức nào không có thẩm quyền.

3.4. Cập nhật thông tin tài khoản

TA có nghĩa vụ chủ động cập nhật ngay trên hệ thống khi có bất kỳ sự thay đổi nào về thông tin liên hệ hoặc thông tin thanh toán. Mọi hậu quả phát sinh như chậm trễ đối soát, gián đoạn hoàn tiền hay mất liên lạc do sai lệch thông tin đều thuộc trách nhiệm của TA.

4.1. Quyền của TA

• Được cung cấp tài khoản chuyên biệt để truy cập hệ sinh thái sản phẩm dịch vụ của Sovaba Travel.

• Tra cứu giá Net ưu đãi, tình trạng chỗ và các điều kiện áp dụng theo thời gian thực.

• Chủ động tạo lập booking, theo dõi trạng thái, quản lý lịch khởi hành và lịch sử giao dịch.

• Theo dõi minh bạch số dư công nợ, commission tích lũy và sử dụng các voucher ưu đãi theo quy định.

• Nhận được sự hỗ trợ vận hành, tư vấn sản phẩm từ đội ngũ chuyên trách của Sovaba Travel.

4.2. Trách nhiệm của TA

• Khai báo trung thực và chính xác tuyệt đối các thông tin của khách hàng (tên, tuổi, quốc tịch, yêu cầu đặc biệt).

• Đọc kỹ, hiểu rõ và tư vấn đúng đắn về điều kiện dịch vụ, giá bán, cũng như các khoản phụ thu cho khách hàng trước khi chốt booking.

• Tuân thủ nghiêm ngặt tiến độ thanh toán và các chính sách hoàn/hủy/thay đổi.

• Nghiêm cấm các hành vi tạo booking giả, booking giữ chỗ ảo không có nhu cầu thực tế nhằm thao túng doanh số, đánh lừa hệ thống.

• Bảo vệ hình ảnh thương hiệu, không mạo danh Sovaba Travel và không thao túng đánh giá (review) của khách hàng.

Sovaba Travel cam kết:

• Cung cấp thông tin sản phẩm, dịch vụ và chính sách một cách rõ ràng, chi tiết trên nền tảng TA Portal.

• Nhanh chóng xử lý, xác nhận booking và đảm bảo chất lượng dịch vụ vận hành thực tế đúng như cam kết với booking đã Confirmed.

• Hỗ trợ TA giải quyết kịp thời các sự cố, yêu cầu thay đổi, hủy chuyến hay hoàn tiền đúng quy trình.

Sovaba Travel giữ quyền:

• Chủ động điều chỉnh thông số sản phẩm, cập nhật giá bán, thay đổi cơ cấu commission theo tình hình thực tế của thị trường.

• Giới hạn số lượng chỗ, đóng/mở bán sản phẩm tùy thuộc vào công suất vận hành.

• Đình chỉ, khóa tạm thời hoặc chấm dứt vĩnh viễn tài khoản TA vi phạm các chính sách đã ban hành.

• Giá sản phẩm: Giá trị hiển thị tại thời điểm TA thao tác tạo booking trên hệ thống là giá trị ghi nhận chính thức. Mức giá này có thể biến động linh hoạt theo các yếu tố thị trường, tính chất mùa vụ (cao điểm/thấp điểm) và phí đối tác thứ ba (vé tham quan, phương tiện).

• Giá bán lẻ (Selling Price): TA có quyền chủ động đưa ra mức giá bán lẻ cho khách hàng cuối để tối ưu biên độ lợi nhuận, nhưng bắt buộc phải nằm trong khuôn khổ quy định về giá sàn/giá trần (nếu có) do Sovaba Travel ban hành.

• Phụ thu phát sinh: Các khoản chi phí ngoài tiêu chuẩn như phụ thu lễ/Tết, ở phòng đơn, đưa đón ngoài khu vực trung tâm... sẽ được tính riêng. TA phải báo trước cho khách hàng để đảm bảo tính minh bạch.

Mức hoa hồng cơ sở được thiết lập tương ứng với năng lực bán hàng của từng cấp độ như sau:

7.3. Điều kiện nâng hạng

Việc thăng hạng được xác định tự động bằng tổng số khách thực tế (từ các booking hợp lệ, đã thanh toán và sử dụng dịch vụ) phát sinh trong tuần:

• Lên Premium: TA đạt từ 30 đến 60 khách/tuần.

• Lên Diamond: TA đạt từ 61 khách/tuần trở lên.

7.4. Nguyên tắc tính lượng khách hợp lệ

Hệ thống chỉ ghi nhận số khách thực tế sử dụng dịch vụ để tính Rank. Các trường hợp sau sẽ không được cộng vào sản lượng: Booking ảo, Booking bị hủy trước khi chạy, Booking chưa hoàn tất thanh toán, hoặc Booking có dấu hiệu trục lợi hệ thống.

7.5. Chu kỳ xét duyệt và bảo lưu thứ hạng (ĐẶC BIỆT LƯU Ý)

Nhằm bảo vệ quyền lợi của TA, tránh tình trạng thứ hạng biến động liên tục (lên/xuống Rank trong thời gian ngắn do tính chất mùa vụ), Sovaba Travel áp dụng cơ chế Xét duyệt và Bảo lưu theo chu kỳ 07 ngày. Cụ thể:

• Bắt đầu chu kỳ: Rank của TA sẽ được chốt và duy trì theo một chu kỳ 07 ngày kể từ thời điểm TA được thăng hạng hoặc đạt chuẩn duy trì hạng.

• Trong suốt chu kỳ 7 ngày: TA được tận hưởng mức Commission của hạng hiện tại mà không bị hạ cấp, bất kể số lượng khách trong những ngày tiếp theo có biến động giảm.

• Kết thúc chu kỳ: Khi hết hạn 7 ngày, hệ thống sẽ tiến hành đánh giá lại tổng sản lượng của 7 ngày liền kề trước đó:

  • Nếu đạt chuẩn mức cao hơn: Lập tức thăng hạng và mở chu kỳ 7 ngày mới.

  • Nếu vẫn duy trì đủ mốc sản lượng (ví dụ Premium đạt 30-60 khách): Tiếp tục giữ hạng và mở chu kỳ 7 ngày mới.

  • Nếu không đạt mốc sản lượng tối thiểu của hạng hiện tại: Bị hạ cấp tương ứng với sản lượng thực tế (Diamond hạ xuống Premium hoặc Standard) và bắt đầu chu kỳ 7 ngày của hạng mới.

Ví dụ minh họa quy trình xét duyệt:

• Tuần 1: Đạt 35 khách → Thăng hạng Premium. Chu kỳ bảo vệ 7 ngày của Premium bắt đầu kích hoạt.

• Tuần 2: Đạt 42 khách → Đủ điều kiện. Tiếp tục duy trì Premium thêm một chu kỳ 7 ngày.

• Tuần 3: Đạt 25 khách → Kết thúc tuần, không đủ điều kiện (dưới 30 khách). Hệ thống hạ cấp xuống Standard trong 7 ngày tiếp theo.

• Tuần 4: Đạt 65 khách → Ngay lập tức được thăng hạng Diamond. Kích hoạt chu kỳ bảo vệ 7 ngày cho cấp Diamond.

• Thao tác chính xác: Mọi thao tác nhập liệu trên hệ thống yêu cầu độ chính xác tuyệt đối. Booking ở trạng thái Pending không mang giá trị pháp lý xác nhận dịch vụ cho đến khi chuyển sang Confirmed.

• Nghiêm cấm Booking Ảo: Mọi hành vi dùng thông tin giả mạo để giữ chỗ, chiếm dụng tài nguyên hệ thống, tạo chuỗi booking khống nhằm ăn gian thứ hạng Rank, Commission hoặc Voucher đều bị nghiêm cấm triệt để. Phát hiện vi phạm sẽ dẫn đến khóa tài khoản ngay lập tức.

TA bắt buộc phải tuân thủ nghiêm ngặt khung thời gian thanh toán do hệ thống hoặc đội ngũ đối soát quy định. Việc chậm trễ thanh toán sẽ kích hoạt cơ chế xử lý tự động: Tạm ngưng cung cấp dịch vụ cho các booking chưa thanh toán, Hủy bỏ quyền giữ chỗ, Tạm khóa chức năng tạo booking mới, hoặc Phạt vi phạm hợp đồng nếu có cấp hạn mức công nợ riêng.

10. CHÍNH SÁCH THAY ĐỔI, HỦY BOOKING VÀ HOÀN TIỀN

10.1. Quy định Thay đổi Ngày khởi hành (Đổi ngày tour)

• Trước 24 giờ so với giờ khởi hành: TA được phép thay đổi ngày khởi hành hoàn toàn miễn phí (0% phí thay đổi) t. (Lưu ý: Trường hợp ngày khởi hành mới có chênh lệch giá tour hoặc phát sinh phụ thu mùa cao điểm/cuối tuần, TA thanh toán bổ sung ).

• Trong vòng 24 giờ so với giờ khởi hành: Hệ thống không hỗ trợ thay đổi ngày khởi hành. Nếu khách không thể tham gia chuyến đi đúng ngày/giờ đã xác nhận, booking sẽ tính là hủy trễ và chịu phí phạt 100% tổng giá trị booking.

10.2. Quy định Hủy booking và Hoàn tiền (Cancellation & Refund)

Chính sách hủy và hoàn tiền được áp dụng minh bạch và thống nhất cho toàn bộ dịch vụ, dựa trên khoảng thời gian tính từ lúc Đại lý (TA) gửi yêu cầu hủy hợp lệ tới Sovaba Travel so với thời điểm khởi hành thực tế của dịch vụ:

• Hủy trước 24 giờ so với giờ khởi hành: TA được hoàn trả 100% tổng số tiền đã thanh toán cho booking đó. Không phát sinh bất kỳ khoản phí phạt hủy nào.

• Hủy trong vòng 24 giờ so với giờ khởi hành (hoặc Khách No-show): TA sẽ phải chịu phí phạt bằng 100% tổng giá trị booking. Sovaba Travel sẽ không hoàn lại bất kỳ khoản tiền nào dưới mọi hình thức đối với các trường hợp này.

10.3. Nguyên tắc tính thời gian và tính hợp lệ

• Xác định thời gian: Giờ khởi hành được xác định là giờ địa phương tại điểm cung cấp dịch vụ, được ghi rõ ràng trên Xác nhận booking (Booking Confirmation) gửi cho TA.

• Kênh tiếp nhận hợp lệ: Một yêu cầu thay đổi ngày hoặc hủy booking chỉ được hệ thống ghi nhận là hợp lệ khi TA thực hiện thao tác trực tiếp trên nền tảng TA Portal, hoặc gửi email thông báo chính thức đến bộ phận chăm sóc đối tác và nhận được email phản hồi xác nhận từ Sovaba Travel.

• Kênh không hợp lệ: Mọi thông báo thay đổi/hủy chuyến qua điện thoại, tin nhắn cá nhân mà không có văn bản/email xác nhận đi kèm sẽ không có giá trị pháp lý để làm căn cứ tính thời gian xử lý.

10.4. Quy trình và Thời gian xử lý tiền hoàn

• Cam kết thời gian hoàn tiền: Đối với các booking đủ điều kiện được hoàn trả (hủy hoặc đổi ngày trước 24 giờ so với giờ khởi hành), Sovaba Travel cam kết sẽ tiến hành xử lý lệnh và hoàn tiền trong vòng 72 giờ kể từ thời điểm hệ thống hoặc bộ phận CSKH xác nhận yêu cầu hợp lệ của TA.

• Phương thức hoàn trả: Số tiền sẽ được hoàn trả trực tiếp về tài khoản ngân hàng gốc tùy theo thỏa thuận giữa hai bên.

• Lưu ý về phía ngân hàng: Mặc dù Sovaba Travel thực hiện lệnh hoàn tiền trong vòng 72 giờ, thời gian TA thực tế nhận được biến động số dư trong tài khoản có thể phụ thuộc thêm vào thời gian làm việc, quy trình đối soát của ngân hàng thụ hưởng hoặc các cổng thanh toán trung gian (đặc biệt trong các dịp nghỉ cuối tuần hoặc Lễ/Tết).

11.1. Mục đích và Thời gian áp dụng

• Voucher là công cụ gia tăng giá trị và ưu đãi thương mại được Sovaba Travel cấp cho các TA xuất sắc nhằm khuyến khích duy trì và phát triển doanh số.

• Thời gian áp dụng chương trình: Chương trình ưu đãi voucher được áp dụng và kéo dài đến hết ngày 31/12/2026.

11.2. Giá trị và Thời hạn sử dụng Voucher

• Giá trị Voucher: Tương đương 10% tổng số tiền thực tế thu được từ booking đủ điều kiện phát sinh trước đó.

• Thời hạn sử dụng: Voucher có thời hạn sử dụng trong vòng 07 ngày kể từ ngày khởi hành (Tour Date) của booking phát sinh ra voucher đó. Quá thời hạn 07 ngày tính từ ngày khởi hành, voucher sẽ tự động hết hiệu lực trên hệ thống và không thể áp dụng cho các booking tiếp theo.

11.3. Điều kiện áp dụng

• Voucher tuyệt đối không có giá trị quy đổi thành tiền mặt dưới mọi hình thức.

• Voucher không áp dụng cộng dồn nhiều voucher cho cùng một booking, trừ trường hợp có thông báo chính thức cho chương trình đặc biệt.

11.4. Cơ chế chống lạm dụng

• Sovaba Travel áp dụng thuật toán giám sát tự động trên hệ thống TA Portal nhằm phát hiện và ngăn chặn triệt để hành vi tạo "vòng lặp booking" giả mạo nhằm mục đích sinh voucher liên tục.

• Các voucher được xác định phát sinh từ hành vi bất thường, booking ảo hoặc vi phạm chính sách sẽ bị hệ thống tự động vô hiệu hóa lập tức mà không cần báo trước.

Quy định tiêu chuẩn (có thể thay đổi linh hoạt theo tính chất từng tour cụ thể):

• Dưới 2 tuổi: Theo quy định riêng của từng tour.

• Từ 2 đến 4 tuổi: Áp dụng mức phí 50% giá người lớn.

• Từ 5 đến 8 tuổi: Áp dụng mức phí 75% giá người lớn.

• Từ 9 tuổi trở lên: Tính phí 100% như người lớn tiêu chuẩn.
  Việc khai gian độ tuổi của trẻ em nhằm mục đích trục lợi giảm giá được xem là hành vi vi phạm nghiêm trọng.

• Đánh giá thực tế: TA không được phép thuê người tạo review ảo, thao túng các trang đánh giá hoặc sử dụng hình ảnh sai lệch để quảng cáo. Mọi đánh giá phải xuất phát từ trải nghiệm 100% có thật của khách hàng tham gia chuyến đi.

• Bảo vệ thương hiệu: TA được cấp quyền sử dụng các ấn phẩm truyền thông của Sovaba. Tuy nhiên, không được phép mạo danh là "Trụ sở Sovaba", không tự ý tuyên bố là "Đại lý độc quyền" nếu chưa có văn bản ủy quyền chính thức.

• Mức 1 (Nhắc nhở nhẹ): Áp dụng cho lỗi thao tác nhầm lẫn, vi phạm lần đầu không cố ý. TA sẽ nhận cảnh báo và yêu cầu khắc phục.

• Mức 2 (Hạn chế quyền): Áp dụng cho vi phạm lặp lại. Xử lý bằng cách hạ Rank, tước quyền sử dụng Voucher, phong tỏa tính năng tạo booking.

• Mức 3 (Chấm dứt hợp tác vĩnh viễn): Khóa vĩnh viễn tài khoản và đưa vào danh sách đen (Blacklist) đối với các hành vi: Gian lận công nợ, đánh cắp dữ liệu, tạo booking/review khống số lượng lớn, lừa đảo khách hàng hoặc gây tổn hại nặng nề đến uy tín của Sovaba Travel.

• Bất khả kháng: Trong các tình huống ngoài tầm kiểm soát như thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, chiến tranh, lệnh cấm của nhà nước... Sovaba Travel sẽ phối hợp đưa ra các phương án hoãn chuyến, đổi lịch trình hoặc hoàn hủy theo khả năng thu hồi thực tế từ các nhà cung cấp vận tải, lưu trú tuyến dưới.

• Tranh chấp: Mọi khiếu nại phải được gửi kèm đầy đủ bằng chứng (Booking ID, hình ảnh, văn bản trao đổi). Hai bên sẽ ưu tiên tinh thần thương lượng thiện chí, đối soát dữ liệu hệ thống trước khi nhờ cậy đến các cơ quan có thẩm quyền cao hơn.

Chính sách này là nền tảng tối cao quản trị mọi hoạt động hợp tác giữa Sovaba Travel và cộng đồng TA.

Sovaba Travel bảo lưu quyền cập nhật, bổ sung các điều khoản định kỳ để thích ứng với quy mô thị trường và hành lang pháp lý. Bản cập nhật sẽ được thông báo công khai trên TA Portal. Việc TA tiếp tục đăng nhập và duy trì hoạt động trên hệ thống đồng nghĩa với việc hoàn toàn đồng ý và tự nguyện chấp thuận toàn bộ các quy định nội dung của Chính sách này.

XÁC NHẬN CỦA ĐẠI LÝ (TA)

Bằng việc sử dụng hệ thống TA Portal của Sovaba Travel, tôi/chúng tôi cam kết đã đọc hiểu toàn bộ nội dung, vận hành trung thực, bảo vệ tuyệt đối dữ liệu khách hàng, thanh toán đầy đủ nghĩa vụ tài chính và chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật cũng như trước Sovaba Travel cho các thao tác phát sinh từ tài khoản của mình.

SOVABA TRAVEL

Phiên bản chính sách: 01/2026
Ngày hiệu lực: 01/08/2026